¿Cómo realizar una reunión virtual con éxito? Te lo explicamos
MÉXICO.- Las reuniones virtuales se han convertido en una opción para colaborar con equipos de trabajo durante la emergencia sanitaria.
Zoom es una de las aplicaciones que ha cobrado relevancia en estos días. Por ello, compartimos esta guía práctica que te ayudará a aprovechar al máximo su experiencia de reunión por esta aplicación.
Prepárate para la reunión
Cuando la reunión sea convocada, pide que la sala esté disponible 10 minutos antes para que los participantes hagan las pruebas necesarias.
Configura tu equipo
Procura conectarte desde un dispositivo fijo (computadora de escritorio o laptop).
De ser posible, conecta el equipo directo a internet por medio de un cable de red. Esto evitará variaciones en la señal y mantendrá estable el audio y video.
Descarga la aplicación de Zoom y anima a los invitados a hacer lo mismo.
Reduce el ruido de fondo. Usar audífonos y micrófono externo mejora
considerablemente el sonido.
Prueba tu audio y video.
Luce lo mejor que puedas
Siéntate cerca de la pantalla. Tu cara deberá llenar la mayor parte de la imagen.
No te sientes con una ventana detrás de ti (evita contraluz). Esto ayudará a una mejor definición del rostro y expresiones. Un pequeño esfuerzo en la iluminación es muy útil.
Mantén tu fondo libre de distracciones.
Cuando hables mira tu cámara, no la pantalla.
Usa los gestos que normalmente usarías en persona.
Participa productivamente
Revisa la orden del día o los materiales proporcionados con antelación.
Cuando te den uso de la palabra, asegúrate de que todos puedan escucharte.
Procura hacer intervenciones precisas y puntuales.
Si el video no está disponible, debes dar tu nombre cada vez que intervengas para que los participantes puedan asociarse fácilmente.
Ayuda a todos a enfocarse
Procura: preséntate a tiempo para evitar distraer a los demás.
Si no estás hablando, silencia o apaga el micrófono hasta que hagas uso de la palabra.
No tengas conversaciones paralelas. No hables mientras otros tienen la palabra.
Evita actividades ruidosas como escribir o comer mientras tu micrófono está encendido.
Si tu eres el anfitrión / moderador
Activa la sala al menos 10 minutos antes de la hora citada.
Inicia a tiempo.
Comparte detalles de orden con los asistentes.
Establece los puntos a tratar y la duración de la reunión.
Recuérdales silenciar sus micrófonos cuando otros estén presentando o hablando.
Hazles saber cómo pueden solicitar la palabra durante la reunión.
¿Usarán la ventana de chat?
Antes de finalizar la reunión virtual
Revisa todos los temas abordados y designen las medidas apropiadas para atenderlos.
Confirma las decisiones tomadas y aborda las cuestiones pendientes.
Asegúrate que todas las acciones tengan responsables.
Después de la reunión virtual.
Distribuye un resumen de la reunión a todos los participantes identificando problemas, decisiones, acciones y análisis relevantes
Seguimiento de las acciones: se pone en marcha un proceso de seguimiento para garantizar que se realizan todas las acciones asignadas.
Una buena reunión virtual es bien preparada, bien ejecutada y orientada a los resultados. La reunión debe tener un comienzo oportuno, un cierre decisivo y un plan de seguimiento claro.